0 تا 100 ساخت انواع داشبورد در اکسل + 5 کاربرد
اولین گام، به جهت ساخت داشبورد در اکسل، مشخص شدن هدف کاربر است! داشبوردها انواع مختلفی دارند و هر یک به جهت یک عملکرد، تولید میشوند. (اجزای تشکیل دهنده و طرح هر داشبورد، با یکدیگر متفاوت است). چگونه در اکسل داشبورد بسازیم؟ هدف از ساخت یک داشبورد چیست؟ منبع داده را از کجا مشخص کنیم و…
که همگی جز سوالات متداول، بین کاربران اکسل است.
یکی از نکاتی که همواره در شروع ساخت داشبورد در برنامه اکسل حائز اهمیت میباشد؛ شناسایی اجزای تشکیل دهنده داشبورد است. اجزای تشکیل دهنده داشبورد اعم از: متن (مقاله و محتوای داخل اکسل)، جدولهای موجود (عمودی یا افقی)، کنترلهای تعاملی در اکسل و… که تعیین کننده اجزای داشبورد، عنوان میشوند. نرم افزار Excel داشبوردهای موجود را به صورت خودکار در اسلاید پاورپوینتی قرار میدهد.
چگونگی سازماندهی منابع داده | آموزش ساخت داشبورد حرفهای در اکسل
چگونه در اکسل داشبورد بسازیم؟ قبل از پاسخ به این سوال، لازم است منابع داده را در اکسل و فرمول نویسی در اکسل را سازماندهی کنیم. جالب است بدانید در نرم افزار Excel این فعالیت به چند نوع، انجام میشود که در پایین به صورت کامل به آنها میپردازیم.
چنانچه داده موجود در نرم افزار اکسل، به صورت یک جدول باشد می توانید تبدیل اکسل به ورد را نیز داشته باشید؛ کافیست یک پیوند به دفترچه اضافه کنیم. لازم است بدانید؛ که اگر داده، از منابع خارجی تغذیه شود و در جدولهای اکسل وجود نداشته باشد؛ میتوانیم آن را به جهت بهره گیری در داشبورد، در اولویت قرار دهیم
“چنانچه قصد دارید دادههای خود را به شکل روزانه وارد صفحه کنید؛ باید داشبورد، به صورت مکرر بروز رسانی شود”
برای ساخت داشبورد در اکسل نیازمند چه مواردی هستیم؟
در ابتدا هدف خود را از ایجائ داشبورد مشخص میکنیم و سپس بر اساس انتخاب هایی که دارید، داده ها را برای داشبورد اکسل تهیه کنید. داده ها می تواند هر یک از موارد زیر باشد:
- نتایج تجزیه و تحلیل داده ها
- نتایج اکتشاف داده ها
- داده های حاصل از محاسبات در داده های ورودی
- خلاصه اطلاعات از جداول PivotTables یا PowerPivot
گلچین شایسته ترین قطعات داشبوردی | آموزش ساخت داشبورد در اکسل
اجزای تشکیل دهنده هر داشبورد در اکسل عبارت اند از:
- جداول
- خطوط اصلی
- قالب بندی شرطی
- نمودار
- فیلتر
- کنترل های تعاملی
- پیوند جدول
- PivotCharts
- جداول PowerPivot
- نمودارهای PowerPivot
- نمایش گزارش
- KPIs
استفاده از اجزای صحیح در داشبورد ، به شما برای ارائه بهترین و مناسب ترین داشبورد کمک می کند.
هنگامی که به دنبال یک قسمت مهم در داشبورد هستید، یا زمانی که میخواهید یک نکته مهم را به صورت واضح به اطلاع دیگران برسانید، میتوانید آن بخش را ویرایش و فونت را بزرگ تر کنید.
“گلچین شایسته ترین ترکیبات رنگی، میتواند به جایگاه شما در مجموعه خود، سلایق شما و هدف مخاطب مربوط باشد”
نکات کلیدی در ساخت داشبورد
ساخت داشبورد سه مرحله اصلی دارد؛
- انتخاب عنوان برای داشبورد
- ساخت نشانه زمانی
- ورود اطلاعات
چگونگی فعال کردن دوربین اکسل
دوربین اکسل به شما کمک می کند تا تصاویر فتوشاپ را از صفحات خود برگزیده و آنها را در یک برگه دیگر قرار دهید.
چگونه دوربین اکسل را فعال کنیم؟
به نوار ابزار سریع در بالای صفحه Excel مراجعه کنید؛ سپس بر روی آیکون فلش کوچک، کلیک کنید.
علاوه بر آن آیکون Command Commands در فهرست Toolbar Quick Access Toolbar انتخاب کنید، و وارد آن شوید.
پس از انجام فعالیت بالا؛ پنجرهای با نشانی: جعبه محاوره در اکسل، برای کاربر به نمایش گذاشته میشود. پس از مشاهده جعبه، بر روی نوار ابزار سریع کلیک کنید و وارد شوید، سپس بر روی آیکون Camera کلیک کنید و پس از انتخاب مجدد دوربین، (ok) را بزنید.
در این مرحله دوربین در صفحه Toolbar Quick Access Toolbar ظاهر میشود. علاوه بر آن کاربران میتوانند، از Excel به شکل زیر بهره لازم را ببرند. سلولهای موجود را به دلخواه گلچین کنند و بر روی آیکون Camera در نوار ابزار سریع کلیک کنند.
در آموزش تصویری ساخت داشبورد در اکسل مشاهده کردید که پس از انجام فعالیتهای ذکر شده، یک صفحه جدید ظاهر میشود! در صفحه جدید میبایست بر روی برگه ای که قصد دارید جایگزین شود، کلیک کنید. (انجام این فعالیت، Sheet داشبورد نام دارد) پس از آن روی موقعیت مورد نظر کلیک کنید. (موقعیت میتواند وسط صفحه، گوشه صفحه، سمت راست یا چپ صفحه و… باشد) و در نقطه مشخص شده ظاهر میشود.
“چنانچه به صورت مداوم تغییراتی، در صفحه اصلی داده انجام دهید؛ تغییرات شما به صورت خودکار و منظم در داشبورد قرار میگیرند”
چگونگی قرار گیری تاریخ و زمان در داشبورد اکسل
در نرم افزارهای Office اورجینال، این دسترسی به کاربر داده شده تا بتواند؛ تاریخ آخرین بروز رسانی را در داشبورد خود مشاهده کند! آموزش ساخت داشبورد حرفه ای اکسل نیز به طور جامع به همین مسئله، اشاره دارد.
زمانبندی یا تاریخ را میبایست در اولین سلول، قرار دهید؛ برای زمان بندی میتوانیم از این فرمول (Now) و (Today) بهره بگیرید. (Now برای همان لحظه و Today برای امروز)
ضمنا لازم است بدانید: تاریخ به صورت خودکار در سلول بالای داشبورد قرار میگیرد.
“در تابع (Now)، کاربر میتواند تاریخ و تایمر را در داشبورد هماهنگ کند”
ویرایش داشبورد (بروزرسانی، پیش نمایش و امتحان)
پس از اتمام فعالیتهای انجام شده؛ توصیه میشود داشبورد خود را امتحان کنید، و از کارکرد درست آن، اطمینان حاصل کنید.
برای تست داشبورد باید:
- داشبورد در حالتهای مختلف، نقاط متفاوت و… امتحان شود.
- پس از انجام بروزرسانی، امتحان دوباره را بزنید؛ تا ویرایش جدید را مشاهده کنید.
- چنانچه لازم بود، میتوانید کنترل های تعاملی را نیز آزمایش کنید.
- یکی از عواملی که در شکیبایی تولید یک داشبورد بسیار تاثیرگذار است؛ به نمایش گذاشتن آن برای مخاطبان است! این فعالیت را شما میتوانید به کمک دوستان، خانواده و همکارانتان انجام دهید. و از لحاظ احساس و نگاه مخاطب بسنجید.
اشتراک گذاری (Share) داشبورد به چه صورت انجام میشود؟
اشتراک گذاری داشبورد به دو شکل انجام میگردد:
- روش اول: اشتراک گذاری در یک شبکه مرکزی و متصل.
- روش دوم: اشتراک گذاری آنلاین از طریق ایمیل فرد.
روش آنلاین به چند حالت صورت میگیرد, که اعم از:
- مایکروسافت OneDrive
- با استفاده از حساب کاربری ویندوز آن لاین شما می توانید به OneDrive دسترسی پیدا کنید و در آنجا می توانید اسناد را ارسال و به اشتراک بگذارید.
- مایکروسافت Online
- مایکروسافت نقطه اشتراک
چند نمونه از داشبوردهای موجود در اکسل:
نکاتی برای ایجاد داشبورد
برای ایجاد داشبورد در اکسل لازم است موارد خاصی را رعایت کنید و از انجام برخی از آنها اجتناب کنید. برخی نکات موثر در داشبورد اکسل به شرح زیر است:
- آن را ساده نگه دارید.
- یک داشبورد ساده و آسان، برای درک بهتر بسیار موثرتر است.
- بهتر از جلوه های 3D ، گرادیان، اشکال اضافی و ابزارهای غیر ضروری در داشبورد خود اجتناب کنید.
- می توانید برای نماد ممتاز با قالب بندی مشروط و یا خطوط اصلی، از جداول ونمودار استفاده کنید.
- از فرمول بندی اشکال اکسل استفاده کنید که گزینه های متعددی به طور خودکار بر اساس مقادیر جدول شما فراهم میشود.
- انواع نمودارهای مناسب را انتخاب کنید.
- به یاد داشته باشید که هیچ قاعده کلی برای استفاده از انوع نمودار وجود ندارد. گاهی اوقات انواع نمودارهای معمولی مانند نمودار ستونی، نمودار بار، نمودار دونات و غیره پیام را به طور قاطعانه بیشتر از نمودارهای پیشرفته ای که در حال ایجاد هستند، به نمایش می گذارند.
- می توانید از نمودارها ی اکسل در ابتدا برای ارزیابی انواع نمودارهای مناسب استفاده کنید.
- همانطور که می توانید نوع نمودار را با یک فرمان Excel تغییر دهید می توانید نوع نوشتار را نیز تغییر دهید، می توانید بازی کنید تا تصویر را نمایش داده و نمودار مناسب را انتخاب کنید.
- از کنترل های تعاملی استفاده کنید.
- از داده اکسل برای داده های بزرگ استفاده کنید.
- اگر مجموعه داده های زیادی از منابع مختلف داده وجود داشته باشد، بهتر است از مدل داده اکسل استفاده کنید که می تواند هزاران ردیف داده را با بهینه سازی حافظه اداره کند و می تواند جداول داده ها را با روابط گروه بندی کند.
- رنگ های مناسب را انتخاب کنید.
- مراقب باشید در انتخاب رنگ! رنگها را به صورت قانونی برای تأثیر کافی استفاده کنید، اما هدف آنها را نادیده نگیرید. علاوه بر این، اگر تماشاگران احتمالا کور رنگی داشته باشند، از رنگ سبز و قرمز استفاده نکنید. در چنین مواردی، اگرچه نمادهای چراغ راهنمایی برای نمایش داده ها موثر هستند اما برای داشبورد مناسب نیستند. به جای آن از یک مقیاس خاکستری استفاده کنید.
- از Slicers استفاده کنید.
- Slicers مؤثرتر از لیست های کشویی هستند زیرا آنها تاثیر بصری دارند.
- شما می توانید نمودارها، PivotTables، PivotCharts (جدول پاشنه ای) را برای استفاده از فیلتر رایج گروه بندی کنید.
- اجزای داشبورد اکسل را با هم گروه بندی کنید.
- شما با قرار دادن یک شکل از قبیل مستطیل و قرار دادن اجزای داشبورد خود که می توانند در بالای آن شکل گروه بندی شوند، می توانید تمام اجزای داشبورد را که Slicer را به اشتراک می گذارند دسته بندی کنید.
- از سلسله مراتب داده های اکسل استفاده کنید.
- اگر داده های شما دارای سلسله مراتب داده های ذاتی هستند، آنها را در مدل داده تعریف کنید و از آنها برای تعاملی تمرین کردن داده ها استفاده کنید.
- اجتناب از چیدمان طرح داشبورد.
- به یاد داشته باشید که نمایش اطلاعات بیشتر از آنچه مخاطبان را غرق می کند و تمرکز را بر روی هدف واقعی متمرکز می کند ضروری است.
- اگر می توانید با آن کنار بیایید، هیچ داده یا نمودار را در داشبورد خود وارد نکنید.
- این در حالی است که داشبورد شما یک ایست بازرسی مهم است. اگر لازم باشد، هر مولفه داشبورد را ارزیابی کنید.
- اجزای داشبورد و طرح باید هدف داشبورد شما را پشتیبانی کنند.
کلام آخر
در اصل، داشبورد نمایانگر یک سری اعداد و ارقام مختلف است؛ که این اعداد میتوانند سود، قیمت، زیان، تعداد و… باشند! ساخت داشبورد در اکسل به آسانی طراحی یک نمودار در پاورپوینت است.
همین امر باعث شده تمامی مجموعههای عمومی و خصوصی تولید یک داشبورد شخصی را، در اولویت قرار دهند. آموزش تصویری ساخت داشبورد در اکسل نیز به تمامی نکات ذکر شده توجه دارد، پس بدون اتلاف وقت شروع به طراحی کنید.
برخی از سوالات رایج:
1.هر داشبورد در اکسل از چه اجزایی تشکیل شده؟
جدول، خطوط اصلی, فیلترینگ های موجود، نمودار، قالب بندی شرطی, کنترل های تعاملی, پیوند و پشتیبانی جدول, Pivot Charts، جدول های PowerPivot و مشاهده گزارش.
2.اشتراک گذاری داشبورد در اکسل به چند صورت انجام می شود؟
- اشتراک گذاری در یک شبکه مرکزی و متصل
- اشتراک گذاری آنلاین از طریق ایمیل فرد
- روش آنلاین
سلام آموزش خیلی خوبی بود درباره ساخت داشبورد در اکسل. سپاس فراوان
سلام ممنون از توجه شما