راهنمای قدم به قدم ساخت و تعریف پروژه در مایکروسافت پراجکت (Ms Project)
اگر قصد دارید اولین پروژه خود را در مایکروسافت پراجکت(ام اس پروجکت) تعریف کنید، این آموزش کمک میکند تا این کار را در چند قدم ساده انجام دهید.
ایجاد پلن پروژه در MS Project چندان دشوار نیست. در مقاله پیش رو ، من نحوه ایجاد یک پلن ساده را با استفاده از یک نمونه پروژه واقعی نشان خواهم داد.
بیایید یک پروژه جدید ایجاد کنیم و برخی از تنظیمات کلی را انجام دهیم. توجه کنید که در اینجا از پراجکت 2016 استفاده شده است.
مرحله 1: ایجاد پروژه
پس از اجرای نرم افزار پراجکت مسیر File>New>Blank Project را دنبال نمایید.
زمانی که پروژه جدیدی ایجاد می کنید، نرم افزار پراجکت تاریخ فعلی را به عنوان تاریخ شروع طرح تعیین می کند.
مرحله 2: تنظیمات کلی پروژه
برای هر پروژه جدید، نیاز است قبل از ادامه برخی از اطلاعات کلیدی را تغییر دهید؛ برای این منظور مسیر Project>Project Information را دنبال نمایید.
مرحله 2.1 – تاریخ شروع پروژه
تاریخ شروع پروژه خود را وارد نمایید. نگران نباشید بعدا هم می توانید این تاریخ را عوض کنید.
مرحله 2.2 – تقویم را تنظیم کنید
در همین صفحه می توانید فیلد تقویم را هم ببینید: در اینجا می توانید تقویم های جایگزین را انتخاب کنید:
- استاندارد: 8 ساعت کار در روز از دوشنبه تا جمعه، با 1 ساعت استراحت (از این استفاده کنید)
- 24 ساعته: در صورت عدم وجود استراحت و زمان غیر کار
- شیفت شب: حوالی ساعت 11 شب تا 8 صبح همه شب از دوشنبه تا جمعه با یک ساعت استراحت
پس از تنظیمات ، گزینه “OK” را برای بستن این صفحه انتخاب کنید.
ایجاد یک پروژه واقعی
در این مقاله ما یک طرح برای یک پروژه واقعی ایجاد خواهیم کرد. مثال، پروژه ای است که یک شرکت به فضای اداری جدید منتقل می شود، و ما وظیفه برنامه ریزی این جابجایی را داریم، از جمله جمع آوری مبلمان اداری و کلیه وسایل اداری که به مکان جدید ارسال می شوند. ما می خواهیم این کار را بدون دخالت در کار روزانه کارمندان شرکت انجام دهیم. افراد باید بتوانند کارهای خود را انجام دهند، سپس در آخر هفته کلیه موارد و تجهیزات منتقل می شود تا همکاران شما بتوانند کار خود را در ساختمان اداری جدید از ابتدای هفته آغاز کنند.
داده های کلیدی پروژه:
- هدف: جابجایی دفتر
- جدول زمانی: مارس – اکتبر
- مراحل پروژه: آماده سازی پروژه، انتخاب دفاتر، طراحی و مبلمان، جابجایی فیزیکی
ایجاد لیست کارها
مرحله 1: وظایف را در لیست وارد نمایید
اکنون وظایف مرحله اول پروژه را در نمای جدولی وارد کنید:
مرحله 2: مدت زمان هر کار را وارد نمایید
اکنون تاریخ شروع و پایان را برای هر کار وارد می کنیم.
در این حالت، MS Project مدت زمان خودکار را محاسبه می کند:
نکته: همچنین می توانید تاریخ شروع و مدت زمان کار را وارد کنید، و اجازه دهید MS Project تاریخ پایان را محاسبه کند.
هنگام وارد کردن مدت زمان، از این منطق استفاده کنید:
مدت زمانی که می خواهید وارد کنید | چه چیزی وارد شود | نحوه ظاهر شدن در پراجکت |
30 دقیقه | 30m | 30 mins |
6 ساعت | 6h | 6 hrs |
3 روز | 3d | 3 days |
6 هفته | 6w | 6 weeks |
4 ماه | 4mo | 4 months |
حال ما باید در مورد چگونگی استفاده پروژه از این مقادیر برای محاسبه مدت زمان پروژه صحبت کنیم. وقتی مثلاً 12 روز برای یک کار وارد می کنید، 3 هفته طول می کشد تا وظیفه انجام شود، چرا؟ در تنظیمات پیش فرض مایکروسافت پراجکت، یک هفته فقط 5 روز کاری را شامل می شود بنابراین وظیفه دو هفته کامل به اضافه 2 روز از هفته سوم را مصرف می کند.
جدول زیر مقادیر پیش فرض اعمال شده را به شما نشان می دهد:
مقدار وارد شده | مقدار | مقدار پیش فرض پراجکت |
1 ماه | 28 تا 31 روز، بسته به ماه | 160 ساعت (20 روز کاری) |
1 هفته | 7 روز | 40 ساعت (5 روز کاری) |
1 روز | 24 ساعت | 8 ساعت (1 روز کاری) |
1 ساعت | 60 دقیقه | 60 دقیقه |
اختیاری: تنظیمات پیش فرض تقویم و زمان را تغییر دهید
می توانید تنظیمات زمان را تغییر داده و حتی یک تقویم جدید را نیز بر اساس نیاز خود ایجاد کنید. این عالی است چرا که پراجکت به شما این امکان را می دهد تا روزهای غیر کاری خاصی برای یک کشور یا شرکت را در نظر بگیرد. به یاد داشته باشید، در تنظیم پیش فرض هر روز از دوشنبه تا جمعه یک روز کاری معمولی توسط Microsoft Project در نظر گرفته می شود.
برای تغییر این تنظیمات مسیر Project tab>Change Working Time را دنبال کنید.
در اینجا می توانید تنظیمات تقویم را تغییر دهید (به عنوان مثال علامت گذاری روزهای خاص به عنوان روزهای غیر کاری). برای تغییر تنظیمات پیش فرض زمان ، روی “گزینه ها” کلیک کنید.
برای تغییر ساعت کاری پیش فرض به Options و سپس Schedule بروید. برای ذخیره تنظیمات “OK” را فشار دهید.
مرحله 3: ایجاد خلاصه وظایف
وقتی مجبور هستید ده ها یا حتی صدها وظیفه را مدیریت کنید ، معقول است که وظایف را به صورت خلاصه و گروه بندی شده تعریف کنید.
یک خلاصه کار یا وظیفه یک کار واقعی نیست. بیشتر شبیه به “بسته بندی” است که چندین کار مرتبط با یکدیگر را با یک نام گروه بندی کنید. مدت زمان، تاریخ شروع و پایان یک خلاصه کار به وظایف مندرج در خلاصه کار بستگی دارد. تاریخ شروع نخستین تاریخ شروع کلیه کارهای فرعی خواهد بود. به همین ترتیب ، تاریخ پایان یک کار خلاصه برابر با آخرین تاریخ پایان وظایف فرعی است. برای ایجاد یک خلاصه وظایف ابتدا یک وظیفه در بالاترین قسمت و بالای اولین وظیفه ایجاد می کنیم.
ردیف دوم را انتخاب کرده و کلیک راست کنید و سپس Insert Task را انتخاب کنید:
در ردیف جدید ، کار جدید آماده سازی پروژه را وارد کنید:
اکنون ردیف های 3-8 را انتخاب کرده و دکمه تورفتگی را در تب Format فشار دهید:
نتیجه زیر باید حاصل شده باشد:
اکنون آماده سازی جابجایی دفتر، یک خلاصه کار است و شما می توانید عنوان آن را با فونت بولد شده و یک مثلث سیاه در کنار آن مشاهده کنید. آماده سازی پروژه اولین مرحله پروژه است که در طی آن ما پروژه را تنظیم می کنیم، از جمله ایجاد یک طرح پروژه، کارمندان پروژه و ایجاد بودجه پروژه.
نکته: بسته به پیچیدگی پروژه می توانید سطح عمق بیشتری ایجاد کنید. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که یک خلاصه کار را تعریف کنید و فعالیتهای مورد نظر را در آن قرار دهید.
قبل از ادامه ، نگاهی به نمودار گانت (Gantt) بیندازید. من می خواهم که شما به نمودار زیبای گانت که مایکروسافت پراجکت به طور خودکار برای پروژه ما ایجاد کرده است، نگاهی بیندازید. نمودار گانت تصویری از پروژه با استفاده از نمودارهای میله ای است. میتوانید آن را در سمت راست صفحه مشاهده کنید.
ایجاد یک مایل استون (Milestone) یا نقطه عطف
مایل استون ها نقاط مشخصی در جدول زمانی پروژه هستند. آنها برای اندازه گیری یا بررسی روند پیشرفت یک پروژه و آگاهی از مدیریت و ذینفعان در مورد وضعیت فعلی استفاده می شوند. از نظر فنی، مایل استون مانند کاری با مدت زمان صفر است. نقاط عطف (مایل استون) به عنوان نشانگر برای دستاوردهای مهم ، مانند “ساخت و ساز به پایان رسیده” یا “پروژه تصویب شده توسط مدیریت” استفاده می شوند.
برای ایجاد یک نقطه عطف، یک وظیفه را انتخاب کنید و راست کلیک کنید، به سربرگ Advanced بروید و “Mark task as Milestone ” را تیک بزنید.
پس از کلیک بر روی “OK”، به نمای گانت نگاهی بیندازید. اکنون می بینید که این کار با یک الماس و یک تاریخ در کنار آن مشخص شده است.
در این اینجا خواهید دید: پروژه انتخاب شده توسط مدیریت اکنون یک مایل استون است.
مرحله 4: پیوند دادن وظایف در یک دنباله خاص
وظایف مربوط به پروژه باید به ترتیب خاصی انجام شود تا بتوانیم اهداف پروژه را محقق کنیم. پس از وارد کردن لیست کارها، زمان آن فرا رسیده است که این وظایف را به هم پیوند دهید.
به تصویر بالا نگاهی بیندازید:
- می بینید که دو فاز پروژه یعنی پروژه آماده سازی و پروژه انتخاب دفاتر با فونت بولد مشخص شده اند و به این معنی هستند که هر دوی آن ها خلاصه و کارها را شامل می شوند.(اگر از نحوه ایجاد خلاصه کارها اطلاعی ندارید به بالا بروید)
- در توالی منطقی، انتخاب دفاتر باید پس از اتمام آماده سازی پروژه انجام شود.
- طبق قوانین و اصطلاحات مایکروسافت پراجکت، ما باید آماده سازی پروژه را قبل از انتخاب دفاتر در دنباله انجام کارها قرار دهیم، این بدان معنی است که این کار باید قبل از مرحله انتخاب دفتر و به عنوان فعالیت پیش نیاز باشد.
- به راحتی می توان با وارد کردن عدد 1 در ستون فعالیت های پیش نیاز، پروژه آماده سازی را به عنوان یک فعالیت پیش نیاز مشخص کرد. 1 به معنای عدد کار و اولویت پروژه آماده سازی می باشد.
تبریک می گویم! شما اولین طرح پروژه خود را در مایکروسافت پراجکت ایجاد کرده اید
همانطور که در ابتدا گفتیم استفاده از نرم افزار MS Project چندان دشوار نیست. پیشنهاد میکنم وقت بیشتری را با این نرم افزار و نمونه پروژه خود صرف کنید. به طور خاص شما باید کارهای زیر را تمرین کنید:
- ایجاد یک پروژه جدید
- وارد کردن کارهای جدید
- تنظیم مدت زمان یک کار و زمان شروع و پایان وظایف
- پیوند دادن چندین کار با یکدیگر در یک دنباله مشخص
- چاپ طرح پروژه
- ذخیره پروژه جدیدتان
برنامه ریزی دستی در مقابل برنامه ریزی خودکار: کدام روش را باید انتخاب کنید؟
قبل از اتمام این بحث می خواهیم به نکته ای بپردازیم و آن مقایسه برنامه ریزی دستی و برنامه ریزی خودکار است. پراجکت از دو روش برنامه ریزی وظایف و محاسبه جدول زمانی کلی پروژه پشتیبانی می کند.
در برنامه ریزی دستی ، تاریخ شروع و پایان را به صورت دستی برای هر کار تعیین می کنید. به عنوان مثال، ممکن است بگویید “کارگاه های برنامه ریزی تجاری ما از چهارشنبه 5 سپتامبر تا جمعه 14 سپتامبر برگزار می شود.” سپس این فعالیت را برای آن روزهای خاص برنامه ریزی می کنید.
در برنامه ریزی خودکار ، شما تاریخ شروع کل پروژه را تعیین می کنید و تعیین می کنید که انجام هر کار چه مدت طول می کشد (“کارگاه برنامه ریزی کسب و کار ما 5 روز طول می کشد”). سپس ، هنگامی که رویه ها را تعیین کنید (پیوند کارها به ترتیب)، نرم افزار میتواند کل برنامه را بطور خودکار برای شما محاسبه کند.
البته، در پیکربندی پیش فرض، MS Project تنظیمات برگزیده برنامه ریزی فردی شما را در نظر نمی گیرد. اگر شما یک برنامه نویس دارید که فقط 3 روز در هفته کار می کند، نرم افزار این موضوع را نمی داند، در نتیجه یک برنامه تولید شده خودکار با شرایط واقعی شما مغایر است. به این دلیل است که مایکروسافت پراجکت فرض می کند که همه کارها در 5 روز کاری قابل برنامه ریزی و قابل انجام است.
از کدام حالت برنامه ریزی باید استفاده کنید؟ توصیه می کنم همیشه با دستی شروع کنید و فقط وقتی از برنامه ریزی خودکار استفاده کنید که دقیقاً بدانید چه وظایفی باید انجام شود، چه مدت انجام می شود و غیره. به طور کلی خوب است که با برنامه ریزی دستی عادت کنید.
امیدواریم این مقاله برایتان مفید و کاربردی بوده باشد. درقسمت نظر کاربران منتظر خواندن نظرات شما هستیم.
عالی
سلام خیلی ممنونم از آموزش ام اس پروجکت، خیلی خوب توضیح دادید.
همیشه موفق باشید.
سلام ممنون از توجه شما.